Los administradores de fincas y sus funciones
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Cuando un presidente de una comunidad se enfrenta a serios problemas en su comunidad, tienden a plantearse la posibilidad de contratar a una empresa de administradores de fincas ya que seguramente no tiene suficiente tiempo para cumplir con el trabajo o los compromisos previstos.
El trabajo diario de un administrador de fincas abarca todas las áreas y cuestiones que existen, esto incluye cuestiones relacionadas con: gestiones económicos, financieros, laborales y sociales.
¿Cuáles son las principales funciones de un administrador de fincas?
En la gestión de las comunidades de vecinos, independientemente de la complejidad de los asuntos y de las tareas específicas de gestión, las funciones principales son:
- Mantener y preparar las cuentas regulares y provisionales para poder presentar un plan de gastos previsible en la asamblea general anual.
- Supervisar el buen hacer de la comunidad, elaborando las advertencias necesarias y oportunas para su cumplimiento.
- La Junta delega en al administrador de fincas los poderes que consideren necesarios en materia de disposición de fondos, aprobación de obras de conservación y mantenimiento, relaciones con proveedores, etc.
- Actuar como secretario de la Junta, presidente de la comunidad de vecinos, así como custodiar la documentación de la comunidad.
- Vigilar el estado de conservación del edificio e informar a los propietarios de las actuaciones necesarias.
- Llevar a cabo los acuerdos alcanzados en las reuniones, incluidos los plazos de trabajo, los pagos y los honorarios.
Recomendamos encarecidamente que los administradores de fincas sean colegiados. La razón principal es que garantiza el sentido de la responsabilidad y la seguridad en el desempeño de sus funciones (recibiendo siempre información y asesoramiento por el colegio de administradores municipales).
¿Por qué contratar a un administrador de fincas colegiado?
- Planificar, gestionar y supervisar la comunidad: Seguimiento de incidencias, mantenimiento, reparaciones, construcción, gestión de suministros, etc.
- Llevar a cabo acciones para velar que las zonas comunes de la comunidad sean accesibles y en perfecto estado para su uso, siempre con antelación y de acuerdo con las normas de la comunidad y el mantenimiento.
- Actuar eficazmente como secretario de las Juntas de propietarios. Facilitar información, levantar actas y conservar documentos en las reuniones.
- Trabajar para obtener las mejores condiciones posibles en los contratos de mantenimiento y conservación de la comunidad, las viviendas y sus instalaciones. El administrador de fincas es una fuente de ahorro para la comunidad, ya que incluye los seguros, el mantenimiento de los ascensores, la limpieza de las zonas comunes, las pequeñas reparaciones, la conserjería, la piscina, etc.
- Gestionar y controlar los presupuestos financieros y económicos de la comunidad.
- Gestionar los trámites administrativos y las obligaciones fiscales de la comunidad (impuestos y tasas vigentes, obligaciones con Hacienda).
- Asesoramiento jurídico, financiero, laboral, técnico o económico.
- Planificación y ejecución de los contratos aprobados por la Asamblea General.
- Resolución de conflictos entre propietarios, otras comunidades y proveedores de acuerdo con la propiedad horizontal.
- Los administradores de fincas colegiados cuentan con el apoyo de las asociaciones profesionales y de la marca. Este apoyo garantiza que sean solventes, eficaces y responsables. Además, reciben formación continua y actualizaciones profesionales de las instalaciones y servicios.
Además de estas funciones, los administradores de fincas colegiado de una comunidad universitaria pueden ofrecer todo tipo de asesoramiento a nivel particular o personal.
¿Cuál es el papel de un administrador de fincas?
Si existe la figura del administrador de fincas, es importante que el presidente presente a la Junta las medidas adoptadas bajo su dirección.
De resto, la actuación del administrador de fincas se centra principalmente en la representación, la mediación y las funciones de la comunidad.
Una de estas funciones es garantizar el buen funcionamiento de las instalaciones y servicios del inmueble. Esto se refiere tanto al mantenimiento de la propia comunidad como a alertar y, en su caso, avisar a los propietarios del correcto mantenimiento de la comunidad.
El administrador debe ser responsable del mantenimiento y, en consecuencia, de los servicios y obras de emergencia (fugas de agua, averías, cambio de cerraduras, etc. De lo que tendrá que dar cuenta de forma inmediata al presidente.
En el caso de las obras y servicios no urgentes (obras del programa, servicios de conserjería, limpieza, mantenimiento de los ascensores, etc.), el administrador o (en su defecto) el presidente debe también ejecutar un acuerdo de la Junta, así como los pagos correspondientes.
Otra función que corresponde al administrador es la de encargarse de los cobros y, en su caso, exigir el pago, si es necesario, judicialmente con previo consentimiento de la Junta.
Por último, el administrador de fincas prepara un plan de gastos para la comunidad, lleva la contabilidad, controla el cumplimiento de los acuerdos de la Junta, así como llevar los registros de la comunidad.
