Depósito de cuentas

El trámite por el que las cuentas anuales aprobadas se presentan en el Registro Mercantil para su publicidad frente a terceros

Resumen rápido: El depósito de cuentas es el trámite por el que los administradores de una sociedad presentan en el Registro Mercantil, dentro del mes siguiente a su aprobación por la junta general, la certificación del acuerdo de aprobación de las cuentas anuales, la aplicación del resultado y, en su caso, el informe de gestión y el informe de auditoría.

Definición flash: Trámite por el que las cuentas anuales ya aprobadas se presentan en el Registro Mercantil, dentro del mes siguiente a su aprobación.

Etiqueta lingüística

«Depositar» las cuentas no es lo mismo que «formularlas» ni que «aprobarlas»: son tres actos sucesivos y distintos, con plazos propios -formular, dentro de los tres meses siguientes al cierre del ejercicio; aprobar, dentro de los seis primeros meses; depositar, dentro del mes siguiente a la aprobación-. Solo cuando se completan los tres, la información contable de la sociedad queda accesible públicamente en el Registro Mercantil.

Definición técnica

El artículo 279 de la Ley de Sociedades de Capital obliga a los administradores a presentar, dentro del mes siguiente a la aprobación de las cuentas anuales, la certificación del acuerdo de la junta de aprobación y de aplicación del resultado, junto con un ejemplar de las cuentas, el informe de gestión y, cuando proceda, el informe de auditoría. El artículo 280 da al registrador un plazo de quince días desde la presentación para calificar si los documentos son los exigidos, si están debidamente aprobados y si constan las firmas preceptivas; si no hay defectos, se practica el asiento de depósito, que el Registro debe conservar durante seis años. El artículo 281 reconoce el derecho de cualquier persona a obtener información de los documentos depositados, sin necesidad de acreditar un interés particular. El artículo 282 establece la consecuencia más severa del incumplimiento: el cierre registral, que impide inscribir cualquier documento referido a la sociedad mientras persista el incumplimiento -con excepciones tasadas: el cese o dimisión de administradores, gerentes, directores generales o liquidadores; la revocación o renuncia de poderes; la disolución de la sociedad y el nombramiento de liquidadores; y los asientos ordenados por una autoridad judicial o administrativa-. El artículo 283 añade, además, un régimen sancionador propio: multas de entre 1.200 y 60.000 euros impuestas por el Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas, que pueden elevarse hasta 300.000 euros por año de retraso si la sociedad factura más de 6.000.000 de euros anuales, reducidas a la mitad y en su grado mínimo si las cuentas se depositan antes de iniciarse el expediente sancionador; estas infracciones prescriben a los tres años.

Aplicación práctica

En la práctica, el cierre registral del artículo 282 es la consecuencia que de verdad presiona a las sociedades a depositar sus cuentas, más incluso que la multa: mientras dure el incumplimiento, la sociedad no puede inscribir cambios tan habituales como el nombramiento de un nuevo administrador, un aumento de capital o una modificación de estatutos, lo que puede paralizar operaciones importantes -una financiación bancaria, una venta, la entrada de un inversor- en el peor momento posible. Las excepciones del propio artículo 282 son limitadas y no incluyen, por ejemplo, el nombramiento de nuevos administradores en el caso general, así que una sociedad con varios años de cuentas sin depositar puede encontrarse con que no puede regularizar su propio órgano de administración sin antes ponerse al día con los depósitos pendientes. La reducción del cincuenta por ciento en la multa por depositar antes de que se inicie el expediente sancionador hace que, en la práctica, casi siempre compense regularizar la situación en cuanto se detecta, en vez de esperar a que el Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas abra procedimiento.

Contexto legal en España

El depósito de cuentas está regulado en el Capítulo VI del Título VII de la Ley de Sociedades de Capital (artículos 279 a 284), dentro del régimen general de las cuentas anuales. Es un trámite distinto de la inscripción registral de la propia sociedad o de sus actos societarios, aunque comparte el mismo Registro Mercantil y puede llegar a condicionarla, precisamente a través del cierre registral del artículo 282.

Normas clave a tener en cuenta

Qué no es / diferencias clave

Cuentas anuales: Las cuentas anuales son el documento contable en sí -balance, pérdidas y ganancias, memoria y demás-. El depósito de cuentas es el trámite registral posterior, por el que esas cuentas ya aprobadas se presentan en el Registro Mercantil para hacerlas públicas; una sociedad puede tener sus cuentas aprobadas y, sin embargo, no haberlas depositado todavía.
Registro Mercantil: El Registro Mercantil es la institución donde se practican todas las inscripciones relativas a empresarios y sociedades. El depósito de cuentas es solo uno de los trámites que se realizan ante él -distinto, por ejemplo, de la inscripción de un nombramiento de administrador o de una modificación de estatutos-, aunque el incumplimiento del primero puede llegar a bloquear los segundos.

Términos relacionados

Dato de autoridad

El artículo 279 de la Ley de Sociedades de Capital exige depositar las cuentas anuales en el Registro Mercantil dentro del mes siguiente a su aprobación; el incumplimiento da lugar tanto al cierre registral del artículo 282 como a multas de entre 1.200 y 60.000 euros -hasta 300.000 euros por año de retraso si la facturación supera los 6.000.000 de euros- según el artículo 283.

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Preguntas frecuentes sobre depósito de cuentas

¿Qué es el depósito de cuentas?

Es el trámite por el que los administradores presentan en el Registro Mercantil, dentro del mes siguiente a su aprobación por la junta general, la certificación de las cuentas anuales aprobadas, para su publicidad frente a terceros. Lo regula el artículo 279 de la Ley de Sociedades de Capital.

¿Qué pasa si una sociedad no deposita sus cuentas anuales?

Se produce el cierre registral: no puede inscribirse ningún documento referido a la sociedad mientras persista el incumplimiento, salvo excepciones tasadas como el cese de administradores o la disolución. Además, el Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas puede imponer multas de entre 1.200 y 60.000 euros (artículos 282 y 283 de la Ley de Sociedades de Capital).

¿Se reduce la multa si se depositan las cuentas tarde pero antes de que abran expediente sancionador?

Sí. Según el artículo 283.3 de la Ley de Sociedades de Capital, si las cuentas se depositan antes de iniciarse el procedimiento sancionador, la multa se impone en su grado mínimo y se reduce en un cincuenta por ciento.

Autoría y revisión editorial

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