Aplicable en España — basado en normativa española (BOE).El cotejo que convierte una fotocopia en un documento con valor de original
Resumen rápido: La compulsa es el nombre tradicional del cotejo por el cual un funcionario u órgano habilitado comprueba que una copia de un documento coincide exactamente con su original, dejando constancia de ello para que esa copia tenga la misma validez que el documento original a determinados efectos.
Definición flash: Cotejo por el que un funcionario habilitado certifica que una copia coincide con su original, dándole el mismo valor que este a efectos administrativos.
Etiqueta lingüística
«Compulsar» viene del latín compulsare, forzar o apremiar, aunque su sentido jurídico actual se aleja de esa idea original y designa, sencillamente, cotejar dos documentos para verificar su coincidencia. Es el término tradicional y de uso más extendido en el lenguaje coloquial y en ventanillas administrativas, aunque la normativa vigente prefiere hablar de «copias auténticas».
Definición técnica
En sentido técnico, el artículo 27 de la Ley 39/2015, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, no utiliza el término «compulsa», sino el de copias auténticas: aquellas realizadas, cualquiera que sea su soporte, por las Administraciones Públicas en las que quede garantizada la identidad del órgano que ha realizado la copia y su contenido, y que pueden hacerse mediante funcionario habilitado o mediante actuación administrativa automatizada. Estas copias tienen la misma validez y eficacia que los documentos originales. El artículo 28.5 prevé además, con carácter excepcional, que sea la Administración -no el interesado- quien pueda solicitar de forma motivada el cotejo de las copias aportadas, cuando la relevancia del documento lo exija o existan dudas sobre la calidad de la copia; no es una vía que el interesado pueda invocar libremente como derecho propio. Lo que sí puede exigir el interesado es que la Administración le expida copia auténtica electrónica de cualquier documento en papel que presente para incorporarlo a un expediente, y copias auténticas de los documentos públicos administrativos válidamente emitidos, que el órgano emisor debe expedir en quince días (artículo 27.4). Y, como regla, la Administración no puede exigirle originales (artículo 28.3).
Aplicación práctica
En la práctica, «compulsa» sigue siendo el término que se usa habitualmente en ayuntamientos, notarías, colegios profesionales y ventanillas de todo tipo, aunque la ley ya no lo emplee formalmente. Con la generalización de los registros electrónicos, muchas Administraciones han sustituido la compulsa presencial clásica -sellar la copia en papel junto al original- por la digitalización con garantías, que produce directamente una copia auténtica electrónica. Conviene comprobar en cada trámite concreto qué exige exactamente el organismo receptor: copia auténtica, copia simple, o cotejo del interesado con devolución del original.
Contexto legal en España
El régimen actual de las copias auténticas -lo que tradicionalmente se conoce como compulsa- se regula en el artículo 27 de la Ley 39/2015, del Procedimiento Administrativo Común.
Normas clave a tener en cuenta
Qué no es / diferencias clave
- Legalización
- La legalización acredita la autenticidad de una firma, típicamente para que un documento surta efecto en otro país. La compulsa certifica que una copia coincide con su original, sin pronunciarse sobre la firma que contenga.
- Copia simple
- La copia simple es una reproducción sin ninguna certificación de coincidencia con el original. La copia compulsada -o auténtica- sí lleva esa certificación, y por eso tiene la misma validez que el original a los efectos del trámite.
- Dar fe
- Dar fe es la función pública más amplia de certificar que un acto o contrato ocurrió tal como se documenta. La compulsa es una operación más concreta: cotejar una copia con su original.
Términos relacionados
La idea
Una simple fotocopia no siempre sirve para un trámite: muchos organismos exigen que alguien con capacidad para ello certifique que esa copia coincide exactamente con el documento original. A esa certificación se la llama tradicionalmente compulsa, aunque hoy la ley la denomine «copia auténtica».
Las dos vías de los artículos 27 y 28
La Ley 39/2015 contempla, en esencia, dos mecanismos:
- Copia auténtica: la genera la propia Administración, con intervención de funcionario habilitado o mediante digitalización con garantías
- Cotejo excepcional a iniciativa de la Administración: motivado, cuando existen dudas sobre la calidad de la copia o lo exige la relevancia del documento -no es un derecho que el interesado pueda solicitar libremente
Del papel a lo digital
La compulsa clásica -sellar físicamente la copia en papel- convive hoy con la digitalización con garantías, que produce directamente copias auténticas electrónicas. El trámite concreto es quien determina qué vía corresponde en cada caso.
Dato de autoridad
El artículo 27.2 de la Ley 39/2015, que no emplea la palabra «compulsa», dispone: «Tendrán la consideración de copia auténtica de un documento público administrativo o privado las realizadas, cualquiera que sea su soporte, por los órganos competentes de las Administraciones Públicas en las que quede garantizada la identidad del órgano que ha realizado la copia y su contenido. Las copias auténticas tendrán la misma validez y eficacia que los documentos originales».
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Preguntas frecuentes sobre compulsa
¿Qué es compulsar un documento?
Cotejar una copia con su documento original para certificar que coinciden exactamente, de modo que esa copia adquiera la misma validez que el original a determinados efectos.
¿La palabra «compulsa» aparece en la ley vigente?
No literalmente. Los artículos 27 y 28 de la Ley 39/2015 hablan de «copias auténticas» y de «cotejo», que son los términos legales actuales para lo que tradicionalmente se llama compulsa.
¿Quién puede compulsar un documento?
Un funcionario habilitado para ello, o mediante un proceso de digitalización con las garantías que exige la ley cuando la propia Administración genera la copia auténtica.
¿Puede el interesado pedir que se coteje una copia con el original?
El cotejo del artículo 28.5 de la Ley 39/2015 no es un derecho del interesado: lo pide la Administración, de forma motivada y con carácter excepcional, cuando la relevancia del documento lo exija o existan dudas sobre la calidad de la copia aportada. Pero el interesado sí tiene derecho a que la Administración le expida copia auténtica electrónica de cualquier documento en papel que presente para incorporarlo a un expediente, y a obtener en quince días copias auténticas de los documentos públicos administrativos válidamente emitidos (artículo 27.4).
¿Una copia compulsada vale lo mismo que el documento original?
Sí, a los efectos del trámite para el que se aporta: la ley atribuye a las copias auténticas la misma validez y eficacia que a los documentos originales.
Autoría y revisión editorial
Contenido elaborado bajo la dirección editorial de DERECHO ABOGADOS, verificando cada norma sobre fuentes oficiales (BOE y jurisprudencia).
Cada norma citada se verifica contra su texto consolidado en el BOE: se comprueba el identificador de la norma, que la redacción sea la vigente y que lo entrecomillado sea literal. Es una verificación editorial, no un visto colegiado. Este contenido es información general y no constituye asesoramiento legal sobre un caso concreto.